テレアポで受付突破するには?マニュアルにはない秘訣を大公開!

テレアポ・テレマ

テレアポで一番最初に立ちふさがるのは「受付の壁」です。受付から担当者に取り次いでもらわないと何も始まりません。
今回は受付突破の秘訣についてまとめました。

そもそも受付突破できない理由は?

受付突破できない原因は「外的要因」と「内的要因」の2つに分類されます。

外的要因とその対策法

外的要因としてあげられる理由は大まかに3つあります。

・会社の指示で営業電話を断るよう言われている
・テレアポにうんざりしている
・取引先でないところを取り次がないよう決められている

会社から営業電話を断るよう言われている場合などでは、受付に営業電話だと気づかせないようにトークをすることが大事になります。受付で余計なことは話さず、用件を聞かれた際にも「○○の件でご連絡いたしました」「○○の件で確認したいことがありまして」など以前にコンタクトがあったような言い回しをするのもGood。
また、「担当者様」というより「○○様」と名指しをすると効果的です。WEBサイトやSNSなどで名前を確認できれば良いですが、できない場合は資料送付の許可を取るのも効果的と言われています。
「まず資料をお送りさせていただきたいのですが、どなた様宛にお送りすればよろしいでしょうか?」とサラリと言えば、名前を確認できる可能性があります。
もし名前を確認できなかったとしても、次回架電する際に「資料をお送りした件でご担当者様にお繋ぎください」と切り出すことができます。

内的要因とその対策法

内的要因では、アポインター側のスキル不足や対策不足が原因として考えられます。
特に話し方のトーンは受付突破に置いて大事な要因です。
突然電話をする後ろめたさや緊張から声のトーンがおかしくなったり、話し方がぎこちなくなってしまうと、相手も不審に感じてしまい、話を聞いてもらえず受付突破できなくなります。

・商品知識を身に着けてトークスクリプトをしっかりと読み込み理解する
・自分の話しやすい表現や言葉で普段通り話をする

ことが大事になります。
また、受付突破率の高いアポインターの会話を参考にするのもおすすめです。録音データを聞いて、話し方や声のトーン、言い回しなどを参考にしてみましょう。

テレアポで受付突破に効果的なテクニック3選

受付突破するには、受付に営業電話だと思わせない話し方をすると良いです。テレアポで受付突破に効果的なテクニックを3つご紹介します。

丁寧な言葉づかいでハキハキと簡潔に話す

テレアポで受付突破するなら、丁寧な言葉づかいは必須条件です。「えー」「あのー」など間を繋ぐ言葉をなるべく入れずハキハキと。また、「○○株式会社の○○と申しますが~」では取引先ではなく営業電話だと見抜かれやすくなります。「私、○○株式会社の○○と申します」と言い切ってしまったほうが良いです。

名指しで呼び出す

受付から担当者に繋いでもらう際、「代表者様」「担当者様」など役職で呼ぶと営業電話だと思われやすく、取り次がれない可能性が高くなります。企業のホームページなどで代表者や担当者の名前を確認して「○○様お願いいたします」と名指しで取次をお願いできると受付突破の可能性がぐんと上がります。

受付では判断できないような質問・お伺いをする

「○○について質問(お伺い)したいことがございまして」など、営業電話と気付かせない言い回しです。受付では判断できないような質問やお伺いをすることで、担当者や決裁者と話す理由が生まれ、繋いでくれやすくなります。

受付突破できなかったとき次に繋げるには?

最後に受付突破できなかった場合でも相手の様子を見て、可能であれば次の機会に繋げるコツを紹介します。

資料送付を言われた場合

受付から資料送付の許可を取れた場合、「届きましたでしょうか」「ご確認いただけましたでしょうか」など、後日電話する機会を作れます。また、「どちら様宛にお送りすればよろしいでしょうか」と尋ねて名前をお伺いしておけば、次回架電の際に担当者を名指しで指名することもできます。

「考えておきます」など時期改めになった場合

この場合は次の架電に備えて相手のご都合をお伺いしたり、「1週間後にお電話いたします」などこちらから日程を提案することで次に繋げることができます。
どちらの場合であっても、相手に「また話してもいいかな」と思ってもらえるよう、良い印象を与えて終話することだ大事です。そのため、丁寧な言葉づかいでハキハキと簡潔に話すことを心がけましょう。

マニュアルにはない秘訣を駆使してテレアポで受付突破しよう!

テレアポは声だけのコミュニケーションになるため、相手に与える印象はとても大事になります。相手に信頼感を与えるような話し方や声のトーンを意識して受付突破を目指しましょう!

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